Publieksarchieven Eemhuis

In 2014 heeft Archief Eemland nieuwe huisvesting in Amersfoort. Tegelijkertijd zullen publieksarchieven toegevoegd worden als een nieuwe soort dienstverlening voor het archief.

Schoenendoos

Als metafoor voor het project is gekozen voor ‘de schoenendoos van zolder’. Die schoenendoos met foto’s, brieven en andere aandenkens dient voor de pre-digitale periode als persoonlijk archief van de inwoners van Eemland. Vaak bevatten deze schoenendozen materiaal, dat voor anderen interessant kan zijn. Digitaliseren van de inhoud van de schoenendoos biedt toegevoegde waarde.

Als Archief Eemland dergelijke dienstverlening gaat toepassen, zal dat met aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid gevolgen hebben voor de werkprocessen van het archief. Er komen andere en nieuwe werkprocessen uit voort, omdat de collectie van het publiek naar het archief komen, zonder dat het archief deze collecties zelf gaat verwerven. Een conceptueel ontwerp van de dienstverlening, gebaseerd op procesanalyses, is daarom essentieel, om de impact op de organisatie te kunnen bepalen, en de introductie van de nieuwe dienstverlening soepel te laten verlopen.

Doelstelling

Vragen die beantwoord dienen te worden in dat kader zijn onder andere:

  1. Wat gebeurt er nu concreet als iemand met een schoenendoos naar het Eemhuis komt?
    – Hoe doet Archief Eemland soortgelijke werkzaamheden nu?
    – Werkt deze manier ook voor het project Publieksarchieven?
    – Welke kennis hebben de bezoekers nodig?
    – Moet er een nieuwe synoniemenlijst worden opgesteld? Zelfde? Combinatie?
  2. Wat zit er zoal in een schoenendoos?
  3. Hoe wordt de administratie geregeld als zo`n archiefdoos van iemand naar ons depot gaat?
  4. Welke administratie nodig over bruikleenovereenkomst, eigendom
  5. Welke bestanden zijn up te loaden en welke niet?
  6. Wat moet een medewerker van Archief Eemland gaan doen om de schoenendozen mee te helpen scannen?
  7. Wat voor businessmodel moet eronder om de structurele kosten van de extra opslag te kunnen bekostigen?
  8. Er is een helpdesk nodig, redactie op de website, etc.

De rapportage zal gebruikt worden als input voor de daadwerkelijke ontwikkeling van de publieksarchievendienstverlening.

Contactpersoon

John van de Pas, begleider, j.h.vandepas@saxion.nl

Betrokkenen

Heine Pol, Derdejaar HIDS-student

Georges Elissen, opdrachtgever, Archief Eemland

Looptijd

September 2012 – Februari 2013

Deel deze pagina